Instagram-DM-Autoantwort einrichten: So geht es

Die Geschichte von Unternehmen, die automatische Instagram-DM-Nachrichten einrichten wollen, ist meist dieselbe: „Was kostet das?“, „Wie viele Tage dauert der Versand?“, „Haben Sie diese Größe?“ Jeden Tag schreiben sie die Antworten von Hand und sind es leid. Die gute Nachricht: Mit den kostenlosen Werkzeugen von Instagram und Meta ist eine einfache automatische Antwort in wenigen Minuten eingerichtet. Entscheidend ist, ob diese Werkzeuge für Ihr Nachrichtenaufkommen reichen.

Unten erklären wir zuerst die Instagram-eigenen Werkzeuge, dann die Antworten per KI. Am Ende steht eine Tabelle, die Ihnen die Entscheidung erleichtert, was zu Ihnen passt.

Welche Werkzeuge gibt es für automatische Antworten auf Instagram?

Auf der Meta-Seite sehen wir drei grundlegende Werkzeuge. Zwei arbeiten wirklich automatisch, eines verkürzt nur die Schreibzeit.

Häufig gestellte Fragen (in der Instagram-App)

Laut der Instagram-Hilfeseite gibt es diese Funktion nur bei Unternehmens- und Creator-Konten. Wenn jemand Ihnen zum ersten Mal schreiben möchte, sieht er im Chat fertige Fragefelder. Auf die Frage, die er antippt, geht die automatische Antwort raus, die Sie vorher geschrieben haben.

• Wie viele Fragen? Sie können höchstens vier Fragen hinzufügen. Eine automatische Antwort ist optional.
• Wo schaltet man sie ein? In der App gehen Sie in den Bereich Nachrichten, wählen im Menü für weitere Aktionen „Tools“ und dann „Häufig gestellte Fragen“.
• Achtung: Laut Instagram landet die Nachricht im Ordner „Anfragen“, wenn die Person eine dieser Fragen auswählt. Um weiter antworten zu können, müssen Sie die Anfrage annehmen.

Automatische Antworten in der Meta Business Suite

Haben Sie Ihr Instagram-Konto mit der Meta Business Suite verbunden, können Sie die automatischen Antworten im Posteingang nutzen. Meta bietet sie für Facebook-, Messenger- und Instagram-Nachrichten an: Sofortantwort, Abwesenheitsnachricht und eine eigene Antwort auf bestimmte Schlüsselwörter.

Bei der Antwort auf Schlüsselwörter legen Sie pro automatischer Antwort höchstens 5 Schlüsselwörter fest. Zum Beispiel: Kommt in der Nachricht „Rabatt“ vor, wird die Kampagneninfo gesendet. Foto, Video, Schaltfläche und Link können Sie ebenfalls hinzufügen. Laut der Meta-Hilfeseite gibt es diese eigenen Schlüsselwort-Antworten derzeit nur in der Desktop-Version.

Gespeicherte Antworten

Sie speichern einen Text, den Sie oft schreiben, und fügen ihn im Chat mit einem Tipp ein. Das spart Zeit, ist aber nicht automatisch. Jemand muss die Nachricht weiterhin sehen und absenden.

Wo reichen diese Werkzeuge nicht aus?

Bei einem Konto mit wenigen Nachrichten pro Tag erfüllen die Instagram-eigenen Werkzeuge den Bedarf an automatischen Instagram-DM-Nachrichten gut. Mit wachsendem Nachrichtenaufkommen stoßen Sie aber an dieselben Grenzen.

• Sie verstehen die Frage nicht. Die Antwort ist ein fester Text. Wählt die Kundin die Frage nicht im Fragefeld aus oder schreibt sie das Wort anders, bleibt das System stumm.
• Sie merken sich den Zusammenhang nicht. Die Frage „Und in Größe M?“ nach „Gibt es das in Schwarz?“ wird wie eine eigenständige Nachricht behandelt.
• Es gibt keine Übergabe. Eine Struktur aufzubauen, die das Gespräch an die richtige Person bringt, sobald die automatische Antwort nicht mehr reicht, ist schwierig.
• Die Kanäle sind getrennt. Schreibt eine Kundin, die auf Instagram geschrieben hat, am nächsten Tag über WhatsApp, kennt Ihr Team sie nicht und fragt dasselbe noch einmal von vorn.

Kurz gesagt: Die fertigen Werkzeuge sind gut für die erste Begrüßung. Um das Gespräch weiterzuführen, braucht es etwas anderes.

Wie funktioniert es, DMs per KI zu beantworten?

Bei Chatopya beantwortet eine KI die Instagram-DMs. Statt eines festen Textes nutzt der Bot die Informationen Ihres Unternehmens: Ihre Produkte, Ihre Lieferbedingungen, Ihre Öffnungszeiten. Egal, wie die Kundin fragt, er baut die Antwort aus diesen Informationen auf und arbeitet rund um die Uhr.

Was unterscheidet das von den fertigen Werkzeugen?

• Verfolgung des Zusammenhangs: Er erinnert sich an den Gesprächsverlauf und versteht die zweite Frage zusammen mit der ersten.
• Toleranz bei Tippfehlern: Tippfehler, Abkürzungen und Redewendungen bringen die Antwort nicht durcheinander.
• Antworten in mehreren Sprachen: Er kann in der Sprache der Kundin antworten, allen voran auf Türkisch.
• Übergabe an Mitarbeitende: Ein Gespräch, das er nicht lösen kann, gibt er mit dem Chatverlauf an Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter weiter. Die Kundin muss ihr Anliegen nicht noch einmal erklären.
• Stimmungsanalyse: Verärgerte oder besorgte Kundinnen und Kunden werden sofort markiert, sodass Ihr Team Prioritäten setzen kann.

Für bestimmte Szenarien gibt es außerdem einen Drag-and-drop-Ablaufdesigner. Abläufe wie Bestellformular, Termin und Umfrage bauen Sie ohne Code.

Vom Kommentar automatisch in die DM

Ein Einsatz, den wir oft sehen: Sie schreiben unter einen Beitrag „Für den Preis schreiben Sie INFO in die Kommentare“. Sieht Chatopya im Kommentar dieses Schlüsselwort, startet es automatisch einen DM-Ablauf mit dieser Person. In Kampagnenzeiten entfällt die Mühe, Kommentare einzeln zu verfolgen.

Landen Instagram- und WhatsApp-Nachrichten im selben Posteingang?

Ja. Bei Chatopya kommen Instagram-DMs zusammen mit Nachrichten von WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram und dem Web Chat auf Ihrer Website in einen gemeinsamen Posteingang, nämlich in die Ansicht Konversationen. Ihr Team wechselt nicht von App zu App.

Das Schöne daran steckt in der Kundenkarte. Stimmen Telefonnummer oder Kanalkennung überein, werden die Einträge derselben Person aus verschiedenen Kanälen in einer einzigen Kundenkarte gesammelt, und der Verlauf erscheint in einer gemeinsamen Zeitleiste. Schreibt die Kundin, die gestern auf Instagram nach der Größe gefragt hat, heute über WhatsApp, sieht Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin das vorherige Gespräch in der Karte daneben. Das Zusammenführen können Sie automatisch erledigen lassen oder nur als Vorschlag anzeigen und selbst bestätigen.

Haben Sie mehrere Instagram-Profile, können Sie zwischen ihnen wechseln. Denselben Posteingang nutzen mehrere Mitarbeitende, Sie weisen Chats zu und übergeben sie untereinander. Im Analyse-Dashboard verfolgen Sie Antwortzeit, Lösungsquote und Zufriedenheit. Wenn Sie wissen möchten, wie das bei WhatsApp funktioniert, lesen Sie unseren Beitrag Was ist die WhatsApp Business API.

Was passt zu Ihnen?

Wo fängt man mit automatischen Instagram-DM-Nachrichten an?

Egal, welches Werkzeug Sie wählen: Die Hälfte der Arbeit ist Vorbereitung. Der technische Teil geht schnell. Zeit kostet es, die richtigen Inhalte zusammenzutragen.

1. Fragen auflisten. Sehen Sie sich die DMs der letzten Wochen an und sammeln Sie die häufigsten Fragen und Ihre Antworten in einem Dokument.
2. Antworten klären. Angaben wie Lieferzeit, Rückgabebedingung und Preisspanne sollten aktuell und an einer einzigen Stelle stehen. Auch die KI speist sich aus diesen Informationen.
3. Übergaberegel festlegen. Entscheiden Sie, bei welchen Themen das Gespräch unbedingt an einen Mitarbeitenden gehen muss: Beschwerde, Sonderbestellung, Zahlungsproblem.
4. Kommentar-Kampagnen planen. Schreiben Sie vorab auf, bei welchem Beitrag mit welchem Schlüsselwort ein DM-Ablauf startet.
5. Ausprobieren, dann live schalten. Schreiben Sie sich selbst Nachrichten in verschiedenen Schreibweisen und prüfen Sie die Antworten.

Bei Chatopya sind Einrichtung und Schulung kostenlos, und unser türkischsprachiges Support-Team steht Ihnen beim Verbinden Ihres Kontos zur Seite. Zu weiteren Funktionen auf der Instagram-Seite lesen Sie Instagram-Verwaltung, zum Einsatz des KI-Bots auf WhatsApp WhatsApp-Kundenservice.

Häufig gestellte Fragen