Zu WhatsApp Business wechseln: mit derselben Nummer

Wenn Sie fragen, wie der Wechsel zu WhatsApp Business geht, beginnen wir mit der guten Nachricht: Sie können in wenigen Minuten wechseln, mit derselben Nummer und ohne Ihre Chats zu verlieren. Der Rückweg ist dagegen nicht so bequem. Wir erklären zuerst, was Sie vorbereiten sollten, dann die Schritte, und zum Schluss den Weg zurück und warum die Übernahme in die API eine ganz andere Aufgabe ist.

Was unterscheidet das normale WhatsApp von WhatsApp Business?

Beides sind eigene Apps von WhatsApp, und die Bedienung ist fast gleich. WhatsApp Business ist mit Blick auf kleine Unternehmen entwickelt und lässt sich kostenlos herunterladen. Der Unterschied liegt in den Werkzeugen für Unternehmen.

• Unternehmensprofil: Angaben wie Adresse, Öffnungszeiten, Website und eine Kurzbeschreibung sehen Ihre Kundinnen und Kunden direkt in Ihrem Profil.
• Automatische Nachrichten: Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten richten Sie einmal ein und lassen sie laufen.
• Katalog, Labels und Schnellantworten: Sie teilen Ihre Produkte im Chat, ordnen Kundschaft mit Labels und legen häufig geschriebene Antworten auf Kurzbefehle.

Kurz gesagt: Führen Sie Ihr Geschäft über Ihre private Nummer und schreibt Ihnen die Kundschaft ohnehin schon auf dieser Nummer, ist der Wechsel zur Business-App ein sinnvoller erster Schritt.

Was sollten Sie vor dem Wechsel vorbereiten?

Der Wechsel selbst dauert nicht lange. Die Vorbereitung auch nicht. Aber es gibt einige Punkte, die später ärgerlich werden können, wenn Sie sie auslassen.

1. Sichern Sie Ihre Chats. Machen Sie in den Chat-Einstellungen des normalen WhatsApp im Bereich Sicherung eine aktuelle Sicherung, unter Android in Google Drive, auf dem iPhone in iCloud. Beim Wechsel wird der Verlauf ohnehin übernommen; die Sicherung ist Ihre Versicherung, falls etwas schiefgeht.
2. Die SIM-Karte sollte im Telefon stecken. Die Business-App sendet einen Code, um Ihre Nummer zu bestätigen. Erhalten Sie den Code nicht, bricht die Einrichtung ab.
3. Aktualisieren Sie die Apps. Wenn sowohl das normale WhatsApp als auch die Business-App, die Sie herunterladen, auf dem aktuellen Stand sind, geht die Übertragung leichter.
4. Denken Sie an private und geschäftliche Nutzung. Nach dem Wechsel erscheint diese Nummer als Unternehmenskonto. Schreiben Sie von dieser Nummer auch mit Familie und Freunden, sollten Sie das von Anfang an einplanen.

So wechseln Sie zu WhatsApp Business: Schritt für Schritt

Unter Android und auf dem iPhone läuft es fast gleich ab. Die Formulierungen auf den Bildschirmen können je nach Version etwas abweichen, die Reihenfolge ist diese:

1. Laden Sie die App WhatsApp Business aus dem App Store oder von Google Play herunter. Achten Sie darauf, dass WhatsApp als Herausgeber angegeben ist.
2. Öffnen Sie die App und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.
3. Die App zeigt meist selbst die Nummer an, die Sie im normalen WhatsApp verwenden. Möchten Sie mit derselben Nummer weitermachen, wählen Sie diese Nummer; wollen Sie eine andere Nummer nutzen, geben Sie sie ein.
4. Geben Sie den Bestätigungscode ein, der an Ihre Nummer kommt.
5. Bestätigen Sie die Option, Ihren Chatverlauf, Ihre Medien und Ihre Einstellungen zu übertragen. Schließen Sie die App nicht, bis die Übertragung abgeschlossen ist.
6. Geben Sie Ihren Unternehmensnamen, Ihre Kategorie und Ihr Profilbild ein. Ergänzen Sie danach die Profilangaben wie Adresse, Öffnungszeiten und Website.

Das ist alles. Die Nummer funktioniert ab jetzt nicht mehr im normalen WhatsApp, sondern in der Business-App. Ihre Kundschaft schreibt Ihnen weiter an dieselbe Nummer; auf ihrer Seite ändert sich nur, dass sie die Unternehmensangaben in Ihrem Profil sehen.

Das Erste, was Sie direkt nach dem Wechsel erledigen sollten, ist, die Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten einzurichten. Das ist der einfachste Weg, mit wenig Aufwand „Wir haben Ihre Nachricht erhalten“ zu sagen.

Was passiert mit Ihrem Chatverlauf?

Laut der Hilfeseite von WhatsApp können Sie, nachdem Sie Ihre Nummer in der Business-App bestätigt haben, Ihren Chatverlauf, Ihre Medien (etwa Sticker und Hintergrund) und Ihre Chat-Einstellungen (etwa stumm geschaltete Chats und Klingeltöne) in die neue App übernehmen. Bestätigen Sie die Übertragung, kommen Ihre Unterhaltungen so, wie sie sind.

Und wenn Sie gleichzeitig das Telefon wechseln? Dann empfehlen wir, die Arbeit in zwei Teile zu teilen. Wechseln Sie zuerst auf dem alten Telefon vom normalen WhatsApp zu Business und prüfen Sie, dass alles da ist; übertragen Sie danach das Business-Konto auf das neue Telefon. Beide Änderungen gleichzeitig zu machen, erschwert es, bei einem Problem zu erkennen, wo es entstanden ist.

Können Sie zum normalen WhatsApp zurückkehren?

Ja, das können Sie. Aber es hat einen Preis.

WhatsApp schreibt ausdrücklich, dass es derzeit nicht unterstützt wird, alle Ihre Daten aus der Business-App zurück ins normale WhatsApp zu übertragen. Wenn Sie zurückkehren, verlieren Sie Folgendes:

• Unternehmensfunktionen wie Unternehmensprofil, automatische Nachrichten und Katalog,
• die Chats und Medien, die in der Zeit entstanden sind, in der Sie die Business-App genutzt haben.

Business-App oder WhatsApp Business API?

Hier gibt es eine sehr häufige Verwechslung. Wenn von „zu WhatsApp Business wechseln“ die Rede ist, meinen die meisten die Business-App auf dem Telefon. Die WhatsApp Business API ist dagegen eine eigene Struktur: Sie läuft nicht auf dem Telefon, sondern über ein Software-Panel; mehrere Mitarbeiter, Chatbots und automatische Benachrichtigungen kommen auf dieser Seite ins Spiel. Die Unterschiede haben wir im Beitrag Was ist die WhatsApp Business API ausführlich erklärt.

Wenn Sie sich für die Kosten interessieren, lesen Sie unseren Beitrag Ist WhatsApp Business kostenpflichtig?

Was passiert mit der App auf dem Telefon, wenn Sie die Nummer in die API übernehmen?

Der Wechsel vom normalen WhatsApp zur Business-App und der Wechsel von der Business-App zur API sind nicht dasselbe. Wenn Sie Ihre bestehende Nummer mit Chatopya in die WhatsApp Business API übernehmen, wird die WhatsApp-Business-App für diese Nummer auf dem Telefon beendet, und alte Chats werden nicht ins Panel übertragen. Auch die Entwicklerdokumentation von Meta sagt, dass der bestehende Nachrichtenverlauf verloren geht, wenn Sie die Nummer aus der App löschen und bei der API registrieren, und erinnert daran, vorher eine Sicherung zu machen.

Sichern Sie deshalb vor dem Wechsel zur API die wichtigen Chats in der App. Müssen Sie Ihre bestehende Nummer nicht behalten, ist auch ein Neustart mit einer neuen Nummer eine Option. In Chatopya übernehmen wir die Meta-Unternehmensverifizierung und den Antrag in Ihrem Namen; die Einrichtung des Panels dauert etwa 5 Minuten. Wurde die Nummer zuvor noch nie bei Meta registriert, kommt dazu die eigene Prüfzeit von Meta.

Was passt zu Ihnen?

Es gibt nicht die eine richtige Antwort; man muss auf die Größe Ihres Geschäfts schauen. Das Bild, das wir in der Praxis am häufigsten sehen, sieht so aus:

• Bleiben Sie beim normalen WhatsApp: wenn die Nummer rein privat ist und Kundenschriftverkehr nur ab und zu vorkommt.
• Wechseln Sie zur Business-App: wenn Sie das Geschäft allein oder mit ein bis zwei Personen führen und Nachrichten vom Telefon aus schaffen.
• Schauen Sie sich die API an: wenn mehrere Personen dieselbe Nummer betreuen sollen, wenn Sie Bestell- und Versandbenachrichtigungen automatisch senden, häufige Fragen der KI überlassen oder Instagram-DMs, Messenger, Telegram und Web-Chat im selben Posteingang wie WhatsApp bündeln möchten.

Wie Sie als Team eine einzige Nummer teilen, haben wir im Ratgeber zu WhatsApp mit mehreren Nutzern erklärt. Für die meisten Unternehmen ist das auch die natürliche Reihenfolge: zuerst die Business-App, dann die API, wenn der Nachrichtenverkehr nicht mehr aufs Telefon passt.

Häufig gestellte Fragen