WhatsApp-Automatisierung für Immobilienbüros
Die WhatsApp-Nummer eines Immobilienbüros füllt sich am Tag, an dem eine Anzeige online geht, und die meisten Fragen gleichen sich. Wir zeigen, wie Sie Anzeigenfragen dem Bot, Termine einem Ablauf und Exposés per PDF und Bild überlassen, damit Makler ihre Zeit für Verhandlung und Besichtigung haben.
Ihre WhatsApp-Nummer als Immobilienbüro füllt sich noch am Tag, an dem eine Anzeige online geht, und die meisten Nachrichten gleichen einander. In diesem Ratgeber zeigen wir, welche Nachrichten Sie einem Bot überlassen können, wie Sie Termine und den Versand von Exposés automatisieren und an welcher Stelle der Makler übernehmen sollte.
Welche Nachrichten erreichen ein Immobilienbüro am häufigsten über WhatsApp?
„Ist die Wohnung noch zu haben?“, „Wie hoch ist das Hausgeld?“, „Passt sie zur Finanzierung?“, „Können wir sie am Samstag besichtigen?“ Kommt Ihnen das bekannt vor? Wir sehen es oft: Der Großteil der Nachrichten, die Büros bekommen, passt in wenige Muster.
- Fragen zu den Angebotsdaten: Quadratmeter, Etage, Hausgeld, möbliert oder nicht, in einer Wohnanlage oder nicht.
- Besichtigungstermin: welcher Tag, welche Uhrzeit, mit wem man kommt.
- Wunsch nach ähnlichen Objekten: „Was gibt es in dieser Gegend noch mit 3+1 Zimmern?“
- Fragen zum Ablauf: Anzahlung, Vertrag, welche Unterlagen nötig sind.
- Anfragen von Eigentümern: „Ich möchte meine Wohnung verkaufen, wie gehen wir vor?“
Kurz gesagt: Was sich wiederholt, gehört in die Automatisierung; was Vertrauen und Verhandlung verlangt, zum Makler. Ein gut aufgebauter WhatsApp-Ablauf im Immobilienbüro trennt das klar.
Welche Aufgaben können Sie dem Bot überlassen?
Fragen zu Angeboten beantworten
Ein Bot mit KI-Unterstützung erzeugt seine Antworten aus den eigenen Informationen Ihres Büros. In Chatopya liegen diese Informationen in der Wissensbasis der Bot-Zentrale: Angebotsdetails, häufig gestellte Fragen, Öffnungszeiten, Seiten Ihrer Website. Der Bot versteht die Frage auch dann, wenn sich die Kundin oder der Kunde vertippt oder Abkürzungen benutzt, und er erinnert sich an den bisherigen Verlauf des Gesprächs.
In der Immobilienbranche kommt es auf etwas anderes an. Bei einer Frage, zu der die Wissensbasis nichts enthält, erfindet der Bot keine Antwort; er übergibt das Gespräch an einen Mitarbeiter. Ein Bot, der ein falsches Hausgeld oder falsche Quadratmeter nennt, schadet mehr als einer, der gar nicht antwortet.
Die Wissensbasis halten Sie selbst aktuell Der Bot kennt nur die Informationen, die Sie ihm geben; Ihre Anzeigen auf den Immobilienportalen holt er nicht von allein. Machen Sie es zur Routine, verkaufte oder vermietete Wohnungen aus der Wissensbasis zu entfernen.
Besichtigungstermine sammeln
Mit dem Flow-Designer per Drag-and-drop bauen Sie einen Terminablauf ohne Code. Der Ablauf fragt der Reihe nach: welche Anzeige, welcher Tag, vormittags oder abends, Vor- und Nachname. Mit den gesammelten Angaben bestätigt der Makler den Termin. In den Paketen Business und Enterprise können Sie dieselben Fragen auch als Formular auf einem einzigen Bildschirm mit WhatsApp Flows anbieten.
Möchten Sie einen Tag vor dem Termin eine Erinnerung schicken, können Sie eine genehmigte Vorlage als zeitgesteuerten Versand planen. Ins Leere laufende Besichtigungen ärgern am meisten, nicht wahr?
Exposés teilen: PDF und Bild
Fragt eine Kundin oder ein Kunde „Welche 2+1-Wohnungen zur Miete haben Sie?“, kann der Bot die Objekte der jeweiligen Kategorie auflisten und die von Ihnen vorbereitete PDF-Datei mit dem Exposé oder Bilder senden. Wenn Sie Ihre Objekte in klare Kategorien wie Kauf, Miete und Gegend gliedern, erleichtert Ihnen das die Arbeit hier sehr.
Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten und am Wochenende
Wohnungssuchende warten für ihre Nachricht meist nicht auf die Geschäftszeiten. Der Bot antwortet rund um die Uhr; mit den Geschäftszeiten und der Übergaberegel, die Sie in der Bot-Zentrale festlegen, gehen komplizierte Fragen während der Geschäftszeit an den Makler, nachts eingehende bleiben bis zum Morgen liegen. Der Makler, der morgens das Gespräch übernimmt, sieht den gesamten Verlauf.
Lassen Sie uns den passenden Ablauf für Ihr Büro gemeinsam aufbauen. Ihr Szenario für Anzeigen, Termine und Exposés besprechen wir in der Demo.
Kostenlose Demo buchenWann sollte das Gespräch an den Makler übergehen?
Der Bot ist gut darin, Informationen zu geben. Überzeugen, verhandeln und Vertrauen aufbauen bleibt Menschensache. In diesen Fällen überlassen Sie das Gespräch dem Makler:
- Preisverhandlungen und Angebotsgespräche
- Anzahlung, Zahlung und Vertragsdetails
- Fragen, die Fachwissen verlangen, etwa zu Grundbuch, Bewohnbarkeitsbescheinigung oder Kredit
- Verärgerte oder besorgte Kundschaft
- Eigentümer, die Ihnen ihr Objekt anvertrauen wollen
Die KI von Chatopya übergibt ein Gespräch, das sie nicht lösen kann, mit dem Chatverlauf an einen Mitarbeiter, sodass Kundinnen und Kunden ihr Anliegen nicht noch einmal von vorn erzählen müssen. Die Stimmungsanalyse markiert außerdem verärgerte oder besorgte Kundschaft sofort; dieses Gespräch wartet dann nicht in der Warteschlange. Dieselbe Nummer können mehrere Makler nutzen, Chats werden einem Makler zugewiesen und bei Bedarf an einen anderen übergeben. Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite zum WhatsApp-Kundenservice und KI-Chatbot.
Warum hilft die Kundenkarte in der Immobilienbranche?
Ein Teil des WhatsApp-Verkehrs im Immobilienbüro beginnt eigentlich auf anderen Kanälen. Wer eine Wohnung sucht, kommt nicht über einen einzigen Kanal. Auf Instagram sieht die Person ein Reel und schreibt eine DM. Zwei Tage später meldet sie sich über WhatsApp, danach stellt sie über das Chatfenster Ihrer Website noch eine Frage. Sehen drei verschiedene Makler drei getrennte Gespräche, erklären Sie derselben Kundschaft dreimal dasselbe.
Stimmen in Chatopya Telefonnummer oder Kanal-ID überein, werden die Einträge aus WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram und Web-Chat auf einer einzigen Kundenkarte zusammengeführt. Der kanalübergreifende Verlauf erscheint in einer einzigen Zeitleiste, und wenn der Makler das Gespräch öffnet, liegt die Karte gleich daneben.
In der Immobilienbranche gibt es eine Feinheit: Ehepaare, die dasselbe Telefon nutzen, oder Familienmitglieder, die gemeinsam als Anlage suchen. Sie können das Zusammenführen statt auf automatisch nur auf den Vorschlagsmodus stellen und bei Vorschlägen „nicht dieselbe Person“ sagen. Falsch zusammengeführte Einträge können Administratoren über den Zusammenführungsverlauf rückgängig machen.
Die Brücke von Instagram zu WhatsApp Fügen Sie Ihrem Anzeigenbeitrag einen Hinweis wie „Schreiben Sie EXPOSÉ für Details“ hinzu. In Chatopya startet das Stichwort im Kommentar einen automatischen DM-Ablauf, und die Kundin oder der Kunde erhält die erste Information, ohne zu warten.
App oder API? Die Wahl nach Größe des Büros
Nicht jedes Immobilienbüro braucht die API. Für einen Makler, der allein arbeitet und am Tag nur wenige Nachrichten bekommt, reicht die kostenlose WhatsApp-Business-App völlig aus. Mit wachsendem Team ändert sich das Bild.
| Thema | WhatsApp-Business-App | WhatsApp Business API |
|---|---|---|
| Für wen geeignet | Ein einzelner Makler, wenige Nachrichten | Mehrere Makler, viel Anzeigenverkehr |
| Nutzung im Team | Auf das Telefon und verknüpfte Geräte beschränkt | Viele Mitarbeiter nutzen dieselbe Nummer über das Panel |
| Automatisierung | Begrüßung, Abwesenheitsnachricht, Schnellantworten | KI-Bot, Abläufe, Übergabe an Mitarbeiter |
| Massenansprache | Begrenzte Broadcast-Listen | Segmentierter Versand mit genehmigten Vorlagen |
| Kosten | Die App ist kostenlos | Nachrichtengebühr von Meta und die Gebühr für das von Ihnen genutzte Panel |
Die bestehende Büronummer können Sie in die API übernehmen. Zwei Dinge sollten Sie wissen: Die WhatsApp-Business-App auf dem Telefon wird für diese Nummer beendet, und alte Chats werden nicht übertragen. Wenn Sie möchten, können Sie auch mit einer neuen Nummer starten.
Worauf achten Sie bei der Massenankündigung neuer Objekte?
Eine neue Wohnung ist hereingekommen, und im letzten Monat haben dreißig Personen in dieser Gegend nach einer Wohnung gesucht. Es ist verlockend, allen Bescheid zu geben. Auf der API-Seite tun Sie das mit einer von Meta genehmigten Marketingvorlage und an Personen, die Ihnen die Erlaubnis gegeben haben.
- Segment aufbauen: Erstellen Sie eine Liste nach Tag, Interesse oder benutzerdefinierten Feldern wie Gegend, Budget, Kauf/Miete. Personen können Sie auch per Excel hochladen.
- Vorlage personalisieren: Fügen Sie über Variablen den Namen der Kundin oder des Kunden und die gesuchte Gegend ein; setzen Sie ein Bild und einen Button wie „Termin buchen“ ein.
- Zeitlich planen: Planen Sie die Nachricht für die Abendstunden oder den Wochenendvormittag.
- Ergebnis verfolgen: Sehen Sie Zustellung, Lesen, Antworten und Link-Klicks auf Nachrichtenebene.
Die täglichen Versandlimits von Meta und der Qualitätswert der Nummer gelten immer. Versand ohne Einwilligung und ohne Bezug senkt Ihren Qualitätswert. Chatopya protokolliert Einwilligungsnachweise, Abmeldewünsche und den Versandverlauf für die KVKK (das türkische Datenschutzgesetz). In welchem Fall Sie Kundinnen und Kunden eine freie Nachricht und in welchem eine Vorlage schicken dürfen, haben wir in unserem Beitrag zur 24-Stunden-Regel von WhatsApp erklärt.
Was hat sich bei den Kosten nach dem 1. Oktober 2026 geändert?
Meta berechnet Vorlagennachrichten nach Kategorie (Marketing, Information, Authentifizierung). Seit dem 1. Oktober 2026 werden auch die Serviceantworten, die Sie im 24-Stunden-Fenster nach der Nachricht einer Kundin oder eines Kunden geben, pro Nachricht berechnet; auch die in diesem Fenster gesendeten Informationsvorlagen sind kostenpflichtig. Die Zeit, in der Antworten kostenlos waren, sobald die Kundschaft schrieb, ist also vorbei.
Kostenlos bleibt ein Bereich: das kostenlose Fenster des Einstiegspunkts (bis zu 7 Tage), das sich bei Kundschaft öffnet, die über eine Anzeige mit WhatsApp-Weiterleitung kommt. Für Büros, die ihre Objekte mit Anzeigen bewerben, ist das ein wichtiges Detail. Die Preise nach Kategorie und das kostenlose Kontingent bei Servicenachrichten haben wir im Ratgeber zum Preis der WhatsApp Business API zusammengestellt.
Die Chatopya-Pakete beginnen bei 1.499 TL im Monat; die Nachrichtengebühr von Meta kommt separat dazu und wird zum Stückpreis von Meta weitergegeben, Chatopya schlägt keine Provision auf. Die Nutzung des KI-Bots läuft dagegen über ein eigenes Guthabenpaket. Einzelheiten zu den Paketen finden Sie auf der Seite Preise.
Häufig gestellte Fragen
Ist die WhatsApp Business API für ein Immobilienbüro Pflicht?
Nein. Für ein Büro, das mit einem einzigen Makler arbeitet und wenige Nachrichten bekommt, reicht die kostenlose App. Wenn mehrere Makler dieselbe Nummer nutzen sollen oder Sie Bot und Massenansprache möchten, passt die API besser.
Kann der Bot meine Anzeigen auf den Immobilienportalen sehen?
Nein. Der Bot nutzt nur die Informationen, die Sie der Wissensbasis hinzufügen, und die Seiten Ihrer Website. Die Angebotsdaten in der Wissensbasis aktuell zu halten liegt bei Ihnen.
Sind meine Antworten nach der Nachricht einer Kundin oder eines Kunden kostenlos?
Seit dem 1. Oktober 2026 nicht immer; auch Serviceantworten im 24-Stunden-Fenster werden pro Nachricht berechnet. Das Fenster des Einstiegspunkts (bis zu 7 Tage), das sich bei Kundschaft öffnet, die über eine Anzeige mit WhatsApp-Weiterleitung kommt, ist dagegen kostenlos.
Kann ich die bestehende Nummer des Büros nutzen?
Ja, die bestehende Nummer lässt sich in die API übernehmen. Die WhatsApp-Business-App auf dem Telefon wird für diese Nummer beendet, und frühere Chats werden nicht übertragen.
Erfindet der Bot einen Preis, wenn er etwas nicht weiß?
Bei einer Frage, zu der die Wissensbasis nichts enthält, erfindet der Bot keine Antwort; er übergibt das Gespräch mit dem Chatverlauf an den Makler.
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