WhatsApp Automatische Nachrichten: Beispiele und Texte

Die meisten Unternehmen, die nach Beispielen für automatische WhatsApp-Nachrichten suchen, haben dasselbe Problem: Der Kunde schreibt, niemand kann gerade nachsehen, und das Schweigen kostet den Kunden. Eine gute automatische Nachricht füllt diese Lücke. Unten finden Sie kurze Texte für Begrüßung, Abwesenheit, Bestelleingang und Terminbestätigung nach Branchen, die Sie kopieren und für sich anpassen können. Direkt danach erklären wir, welche dieser Texte ein von Meta genehmigtes Template sein müssen.

Von wo senden Sie die automatische Nachricht: App oder API?

In der WhatsApp Business App auf dem Telefon sind die Begrüßungsnachricht, die Abwesenheitsnachricht (außerhalb der Geschäftszeiten) und Schnellantworten schon vorhanden. Für ein Unternehmen, das von einer einzigen Person geführt wird und wenig Nachrichten bekommt, genügt das meist.

Wächst das Geschäft, ändert sich das Bild. Wollen Sie aus dem Bestell- oder Terminsystem automatische Benachrichtigungen senden, dieselbe Nummer mit mehreren Mitarbeitenden nutzen oder Fragen von einem Bot beantworten lassen, brauchen Sie die WhatsApp Business API. Alle Beispiele unten funktionieren auf beiden Seiten; der Unterschied liegt darin, wie sie ausgelöst werden.

Was gehört in eine gute automatische Nachricht?

Sie sollte kurz sein. Der Kunde schaut aufs Telefon, er liest keine Broschüre. Ein Fehler, den wir oft sehen: in die Begrüßungsnachricht Kampagne, Slogan und drei Absätze Firmenvorstellung zu packen. Prüfen Sie stattdessen diese vier Dinge:

• Wer Sie sind: Der Name des Unternehmens steht in der ersten Zeile.
• Wann Sie sich melden: Statt „so bald wie möglich“ eine konkrete Uhrzeit.
• Was der Kunde jetzt tun soll: Fragen Sie nach einer einzigen Angabe, etwa Bestellnummer, Termintag oder Produktname.
• Ein Versprechen, das Sie halten können: „Wir melden uns sofort“ zu schreiben und dann drei Stunden zu schweigen, ist schlimmer, als gar nichts zu schreiben.

Beispiele für Begrüßungsnachrichten

Ersetzen Sie die Stellen in eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben. Emojis sind optional; passt es zur Sprache Ihrer Marke, genügt eines.

Onlineshop

„Guten Tag, willkommen beim WhatsApp-Kanal von [Shopname]. Geht es um Ihre Bestellung, schreiben Sie uns bitte Ihre Bestellnummer, geht es um ein Produkt, den Produktnamen. Wir antworten werktags von 9:00 bis 18:00 Uhr.“

Restaurant oder Café

„Guten Tag, hier ist [Name des Restaurants]. Für eine Reservierung schreiben Sie uns bitte die Personenzahl und die Uhrzeit, wir prüfen sofort, ob noch Platz ist.“

Schönheitssalon oder Praxis

„Guten Tag, vielen Dank für Ihre Nachricht. Schreiben Sie uns, für welche Leistung und an welchem Tag Sie einen Termin möchten, dann nennen wir Ihnen die freien Zeiten.“

Dienstleistungsunternehmen (Agentur, Buchhaltung, Beratung)

„Guten Tag, hier ist [Name des Unternehmens]. Schildern Sie uns Ihr Anliegen in ein bis zwei Sätzen, dann leiten wir es an die richtige Person weiter. Unsere Geschäftszeiten sind werktags von 9:00 bis 18:00 Uhr.“

Begrüßung mit Menü (wenn Sie einen Bot nutzen)

„Guten Tag, wie können wir Ihnen helfen? 1) Bestellstatus 2) Rückgabe und Umtausch 3) Frage zu einem Produkt 4) Ich möchte mit einem Mitarbeitenden sprechen“

Wir empfehlen, die Menüoptionen auf vier zu begrenzen. Die Option „Mit einem Mitarbeitenden sprechen“ sollte unbedingt dabei sein; den Kunden in einem Menü festzuhalten, ist der schnellste Weg zur Beschwerde.

Beispiele für Nachrichten außerhalb der Geschäftszeiten

Die Nachricht außerhalb der Geschäftszeiten hat nur eine Aufgabe: die Erwartung zu steuern. Weiß der Kunde, wann er eine Antwort bekommt, ist er bereit zu warten.

• Allgemein: „Guten Tag, wir sind gerade außerhalb unserer Geschäftszeiten. Wir haben Ihre Nachricht erhalten und melden uns morgen ab 9:00 Uhr der Reihe nach.“
• Onlineshop: „Wir sind gerade nicht erreichbar, aber Sie können weiterhin über unsere Website bestellen. Fragen zu Versand und Rückgabe beantworten wir morgen ab 9:00 Uhr. Schreiben Sie uns Ihre Bestellnummer schon jetzt, dann geht es schneller.“
• Restaurant: „Wir haben gerade geschlossen und öffnen morgen um 11:00 Uhr. Hinterlassen Sie Ihre Reservierungsanfrage, wir bestätigen sie nach der Öffnung.“
• Praxis: „Wir sind außerhalb der Sprechzeiten. Sie können Ihre Terminanfrage schreiben, wir melden uns am ersten Arbeitstag. Bei einem medizinischen Notfall rufen Sie bitte die 112 an.“
• Feiertage und Urlaub: „Wegen der Feiertage sind wir bis zum [Datum] geschlossen. Bestellungen, die in dieser Zeit eingehen, versenden wir nach unserer Rückkehr der Reihe nach. Schöne Feiertage.“
• Wenn Sie einen KI-Bot haben: „Unser Team ist gerade offline, aber bei häufigen Fragen kann ich Ihnen helfen. Was ich nicht lösen kann, gebe ich morgen früh an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weiter.“

Beispiele für Bestelleingangsnachrichten

Hier ändert sich einiges. Die Bestellbenachrichtigung lösen Sie als Unternehmen aus, ohne dass der Kunde Ihnen geschrieben hat. Auf Seiten der API verlangt das ein von Meta genehmigtes Template. In Templates werden veränderliche Felder wie Kundenname und Bestellnummer im Format von Meta als {{1}}, {{2}} geschrieben.

• Bestellbestätigung: „Guten Tag {{1}}, wir haben Ihre Bestellung Nr. {{2}} erhalten. Sobald sie fertig ist, senden wir Ihnen die Sendungsverfolgung hier.“
• Versandt: „Ihre Bestellung Nr. {{1}} wurde dem Versand übergeben. Ihre Sendungsnummer: {{2}}“ (darunter lässt sich ein Link-Button „Sendung verfolgen“ ergänzen)
• Lieferdienst: „Ihre Bestellung ist in der Küche angekommen, {{1}}, voraussichtliche Lieferzeit {{2}} Minuten. Guten Appetit.“

Beispiele für Terminbestätigung und Erinnerung

In Terminnachrichten sollten Datum, Uhrzeit und Name der Leistung klar sein. Zeigen Sie in derselben Nachricht auch den Weg zur Änderung oder Absage.

• Terminbestätigung: „Guten Tag {{1}}, Ihr Termin für {{4}} am {{2}} um {{3}} wurde angelegt. Für Änderungen können Sie auf diese Nachricht antworten.“
• Erinnerung am Vortag: „Morgen um {{1}} Uhr haben Sie einen Termin. Wenn Sie nicht kommen können, geben Sie uns bitte Bescheid, dann geben wir die Zeit an jemand anderen.“ (mit den Schnellantwort-Buttons „Ich komme“ und „Ich möchte verschieben“)
• Fahrzeugservice: „Für Ihr Fahrzeug mit dem Kennzeichen {{1}} wurde am {{2}} um {{3}} Uhr ein Servicetermin vereinbart. Für Adresse und Anfahrt können Sie auf diese Nachricht antworten.“

Welche automatische Nachricht muss ein Template sein, und welche kostet etwas?

Die Regel ist einfach. Schreibt der Kunde Ihnen, öffnet sich ein 24-Stunden-Kundenservicefenster, und innerhalb dieser Zeit können Sie mit freiem Text antworten. Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten fallen in dieses Fenster, weil sie eine Antwort auf die Nachricht des Kunden sind. Außerhalb des Fensters oder wenn Sie das Gespräch beginnen, ist ein genehmigtes Template Pflicht. Details finden Sie im Beitrag zur WhatsApp-24-Stunden-Regel.

Bei den Kosten gab es am 1. Oktober 2026 eine Änderung. Laut der offiziellen Preisseite von Meta sind freie Antworten innerhalb des Fensters (Servicenachrichten) jetzt pro Nummer bis zu den ersten 1.000 Nachrichten im Monat kostenlos, danach kostenpflichtig. Template-Nachrichten werden nach Kategorie (Marketing, Information, Verifizierung) berechnet; dazu zählen auch Informations-Templates, die innerhalb des Fensters gesendet werden.

Wie funktionieren diese Nachrichten bei Chatopya?

Fassen wir den direkt relevanten Teil zusammen. In der Bot-Zentrale legen Sie Geschäftszeiten und die Regel für die Übergabe an Mitarbeitende fest; so geht außerhalb der Geschäftszeiten eine andere Begrüßung raus. Die künstliche Intelligenz beantwortet häufige Fragen rund um die Uhr aus den eigenen Informationen Ihres Unternehmens und übergibt, was sie nicht lösen kann, samt Chatverlauf an einen Mitarbeitenden. Bei einer Frage, die in der Wissensdatenbank keine Entsprechung hat, erfindet sie keine Antwort.

Für Bestell- und Terminbenachrichtigungen erstellen Sie die Templates im Panel und senden sie zur Genehmigung an Meta; die Texte bereiten wir gemeinsam mit unserem Team regelkonform vor. In den Paketen mit Trendyol-, Hepsiburada- und Shopify-Integration (Trendyol und Hepsiburada sind große türkische Marktplätze) werden Bestell- und Versandbenachrichtigungen automatisch ausgelöst. Für Antworten, die Mitarbeitende häufig schreiben, gibt es außerdem vorbereitete Antwortvorlagen. Details finden Sie auf unserer Seite WhatsApp-Kundenservice und KI-Chatbot.

Häufige Fehler

1. Jeder Nachricht dieselbe lange Begrüßung mitzugeben. Mitten im Gespräch noch einmal „Willkommen“ zu sagen, wirkt roboterhaft.
2. Die Geschäftszeiten anzugeben und sie an Feiertagen nicht zu aktualisieren.
3. Im Bot keinen Ausweg zu lassen. Erreicht der Kunde keinen Mitarbeitenden, kommt er über einen anderen Kanal zurück, und zwar verärgerter.
4. Die Bestellbenachrichtigung mit Werbetext zu vermischen.

Häufig gestellte Fragen