Angebote per WhatsApp-Automatisierung versenden

Stellen Sie sich einen Kunden vor, der einem Autohaus über WhatsApp schreibt: „Was kostet dieses Fahrzeug?“ Der Mitarbeiter fragt zuerst nach dem Modell, dann nach der Ausstattung, dann danach, ob ein Fahrzeug in Zahlung gegeben wird. Die Antworten kommen stückweise, und am Abend bleibt das Gespräch halb liegen. WhatsApp-Automatisierung macht aus diesem Frage-und-Antwort-Verkehr ein geordnetes Formular: Der Kunde gibt seine Angaben auf einmal ein, und Sie erstellen das Angebot mit vollständigen Informationen. Unten bauen wir diese Struktur zuerst am Beispiel des Autoverkaufs auf und übertragen sie dann auf andere Branchen.

Wie läuft der Angebotsprozess mit WhatsApp-Automatisierung ab?

Kurz gesagt besteht er aus vier Schritten:

1. Der Kunde schreibt. Das kann über eine Anzeige, das Chatfenster auf Ihrer Website oder direkt an Ihre Nummer geschehen.
2. Der Bot öffnet das Formular. Er stellt die für das Angebot nötigen Fragen der Reihe nach oder zeigt eine Formularansicht, die sich innerhalb von WhatsApp öffnet.
3. Die Angaben landen beim Mitarbeiter. Ist das Formular ausgefüllt, wird das Gespräch samt Antworten einem Mitarbeiter des Vertriebsteams zugewiesen.
4. Das Angebot geht raus, die Nachverfolgung beginnt. Der Mitarbeiter sendet Preis, Gültigkeitsdauer und nächsten Schritt in einer Nachricht.

Es gibt hier zwei verschiedene Formulartypen. Wenn Sie den Unterschied kennen, fällt die Wahl des richtigen leichter.

Frage-und-Antwort-Ablauf im Chat

Der Bot stellt jede Frage in einer eigenen Nachricht, und der Kunde antwortet per Text oder Tipp auf eine Schaltfläche. Mit dem Drag-and-drop-Flow-Designer von Chatopya bauen Sie Abläufe wie Bestellformular, Terminbuchung und Umfrage, ohne Code zu schreiben. Fragt der Kunde etwas außerhalb des Ablaufs, beantwortet die künstliche Intelligenz die Frage aus Ihren Informationen; kann sie nicht antworten, übergibt sie das Gespräch samt Chatverlauf an einen Mitarbeiter. Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite WhatsApp-Kundenservice und AI-Chatbot.

Formularansicht mit WhatsApp Flows

Metas Funktion WhatsApp Flows bietet ein mehrstufiges Formular, das sich im Chat öffnet. Es gibt Dropdown-Listen, Auswahlfelder, Datums- und Textfelder. Der Kunde füllt das Formular aus und sendet es ab, ohne WhatsApp zu verlassen. In Chatopya ist WhatsApp Flows in den Paketen Business und Enterprise enthalten. In den anderen Paketen erledigen Sie dasselbe mit dem Ablauf im Chat.

Wie richtet man ein Angebotsformular für den Autoverkauf ein?

Ein gutes Angebotsformular für ein Autohaus oder einen Gebrauchtwagenhändler ist kurz. Jede Frage sollte eine Angabe erheben, die das Angebot tatsächlich verändert. Den Rest besprechen Sie ohnehin am Telefon.

Welche Fragen gehören ins Formular?

• Marke und Modell: Nutzen Sie eine Auswahlliste statt freiem Text.
• Neu oder gebraucht: Bei Gebrauchtwagen kann auch nach dem Baujahrbereich gefragt werden.
• Ausstattung, Kraftstoff und Getriebe
• Inzahlungnahme: Wenn ein Fahrzeug in Zahlung gegeben wird, fragen Sie nach Marke, Modell, Baujahr und Kilometerstand.
• Zahlungsart: Bar, Autokredit oder eine andere Option
• Stadt: Nötig für Lieferung und nächste Filiale.
• Wann sollen wir Sie erreichen? Morgens, mittags oder abends

Auswahlfelder helfen hier sehr. Schreibt der Kunde den Modellnamen falsch, muss der Mitarbeiter nicht raten. Machen Sie das Formular außerdem nicht länger als sieben Fragen, denn lange Formulare werden gern abgebrochen.

Was passiert nach dem Absenden des Formulars?

Die Antworten werden zusammen mit dem Gespräch einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen. In der Kundenkarte daneben sieht der Mitarbeiter, ob diese Person zuvor schon über Instagram oder das Chatfenster Ihrer Website geschrieben hat. Handelt es sich um dieselbe Person, werden die Einträge in einer Karte und einer Zeitleiste zusammengeführt. Der Mitarbeiter bereitet das Angebot vor, sendet es und übergibt das Gespräch bei Bedarf an einen Kollegen.

Bei Fällen, die eine Begutachtung erfordern, etwa die Bewertung eines Fahrzeugs für die Inzahlungnahme, ist eine verbindliche Zahl in der ersten Nachricht schwer zu nennen. In solchen Fällen funktioniert es gut, zusammen mit einem Vorangebot einen Begutachtungstermin zu vergeben. Der Bot kann im selben Ablauf nach passendem Tag und passender Uhrzeit fragen.

Wie funktioniert dieselbe Struktur in anderen Branchen?

Das Auto ist nur ein Beispiel. Dieselbe Logik gilt überall dort, wo der Preis von den Angaben des Kunden abhängt.

Das Gemeinsame: Das Formular erhebt vorab alles, was der Mitarbeiter in den ersten fünf Minuten fragen würde.

Soll der Bot das Angebot senden oder der Mitarbeiter?

Das hängt davon ab, wie fest Ihr Preis ist.

• Kommt der Preis aus einer Liste (Standardpaket, fester Leistungspreis): Die künstliche Intelligenz kann diese Angaben aus den Inhalten, die Sie ihr geben, rund um die Uhr weitergeben. Im E-Commerce ist es ähnlich. Der Bot fragt nach dem Bedarf des Kunden, empfiehlt aus dem Katalog ein passendes Produkt und führt zum Zahlungslink.
• Ändert sich der Preis je nach Fall (Inzahlungnahme, Besichtigung, individueller Rabatt): Der Bot sammelt die Angaben, das Angebot macht der Mitarbeiter.
• Wird der Preis in Ihrem eigenen System berechnet (Händlersoftware, ERP): Im Enterprise-Paket gibt es API-Zugang und Optionen für Sonderintegrationen. Was für Sie möglich ist, klären wir bei der Einrichtung gemeinsam.

Eine Grenze des Bots schafft auch Vertrauen: Auf eine Frage, für die die Wissensdatenbank keine Antwort hat, erfindet er nichts, sondern überlässt das Gespräch dem Mitarbeiter. Ein Bot, der einen falschen Preis nennt, kann teurer werden als ein Mitarbeiter, der spät antwortet. Legen Sie für Formulare, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, eine Übergaberegel fest, können Sie sich morgens als Erstes darum kümmern.

Wie wirkt sich die 24-Stunden-Regel auf den Angebotsprozess aus?

Bei der WhatsApp Business API öffnet sich, wenn der Kunde Ihnen schreibt, ein 24-Stunden-Fenster für den Kundenservice, das sich mit jeder neuen Nachricht erneuert. Solange das Fenster offen ist, können Sie das Angebot als freien Text, PDF oder Bild senden.

Ist das Fenster geschlossen, ändert sich die Lage. Möchten Sie etwa drei Tage später schreiben „Unser Angebot gilt weiterhin“, müssen Sie eine von Meta genehmigte Vorlagennachricht verwenden. Die Einzelheiten haben wir im Beitrag zur WhatsApp-24-Stunden-Regel erklärt.

Und es gibt noch einen Vorteil: Kommt der Kunde über eine Anzeige mit Weiterleitung zu WhatsApp, öffnet Meta ein kostenloses Einstiegspunkt-Fenster. Für einen Launch oder eine Saisonaktion eine Anzeige zu schalten und das Angebotsformular an diesen Einstieg zu koppeln, ist ein sinnvoller Aufbau.

Was gehört in eine gute Angebotsnachricht?

• Kurze Zusammenfassung der Anfrage: Wiederholen Sie Modell, Ausstattung und Inzahlungnahme gleich zu Beginn. So beugen Sie Missverständnissen von Anfang an vor.
• Preis und Leistungsumfang: Schreiben Sie klar, ob Steuern, Lieferung und Nebenkosten im Preis enthalten sind.
• Gültigkeitsdauer: Nennen Sie, bis zu welchem Datum das Angebot gilt.
• Nächster Schritt: Etwa „Wählen Sie einen Tag für die Probefahrt“ oder ein Zahlungslink.
• Anhang: Fügen Sie bei Bedarf ein PDF-Angebot oder ein Produktbild bei.

Bei Nachfassnachrichten erleichtern Ihnen Vorlagenvariablen die Arbeit. Felder wie Name des Kunden, Modell von Interesse und Angebotsdatum werden automatisch gefüllt. Sie können der Vorlage auch Bild, Schaltflächen und Link hinzufügen.

Wie verfolgen Sie Kunden nach, denen Sie ein Angebot gemacht haben?

Sie haben das Angebot gesendet, aber vom Kunden kommt nichts. Was nun? Wenn Sie nicht nachfassen, geht das Angebot mit hoher Wahrscheinlichkeit unter.

• Segment: Gruppieren Sie Personen, die ein Angebot erhalten und sich nicht gemeldet haben, nach Interesse oder benutzerdefinierten Feldern, und senden Sie eine Erinnerung mit einer genehmigten Vorlage. Personen können Sie auch per Excel hochladen.
• Zeitplanung: Planen Sie die Erinnerung für eine passende Uhrzeit. Der zeitlich geplante Versand richtet sich nach der Zeitzone.
• Bericht: Pro Nachricht sehen Sie, welche zugestellt und gelesen wurde, welche eine Antwort bekam und welcher Link angeklickt wurde.
• Teamleistung: Im Analyse-Dashboard verfolgen Sie Antwortzeit, Lösungsquote und Zufriedenheit. Pro Mitarbeiter wird auch der Verlauf gespeichert.

Enthält die Erinnerung Marketinginhalt, muss der Kunde zugestimmt haben, dass Sie ihm über WhatsApp schreiben. Chatopya führt Einwilligungsnachweise, Abmeldewünsche (Opt-out) und den Versandverlauf. So übersehen Sie niemanden, der sagt „Schreiben Sie mir nicht mehr“.

Häufig gestellte Fragen