WhatsApp Otomatik Mesaj Örnekleri: Karşılama ve Mesai Dışı

WhatsApp otomatik mesaj örnekleri arayan çoğu işletmenin derdi aynı: müşteri yazıyor, kimse o an bakamıyor ve sessizlik müşteriyi kaçırıyor. İyi bir otomatik mesaj bu boşluğu doldurur. Aşağıda karşılama, mesai dışı, sipariş alındı ve randevu onayı için sektöre göre kopyalayıp kendinize uyarlayabileceğiniz kısa metinler var. Hemen ardından da bu metinlerin hangisinin Meta onaylı şablon olması gerektiğini anlatıyoruz.

Otomatik mesajı nereden gönderirsiniz: uygulama mı, API mi?

Telefondaki WhatsApp Business uygulamasında karşılama mesajı, uzakta (mesai dışı) mesajı ve hızlı yanıtlar hazır geliyor. Tek kişinin yönettiği, mesaj trafiği düşük bir işletme için bu genelde yeterli.

İş büyüyünce tablo değişiyor. Sipariş ya da randevu sisteminden otomatik bildirim göndermek, birkaç temsilciyle aynı numarayı kullanmak veya soruları bir bota yanıtlatmak istiyorsanız WhatsApp Business API gerekiyor. Aşağıdaki örneklerin hepsi iki tarafta da işe yarar; fark, nasıl tetiklendiklerinde.

İyi bir otomatik mesajda ne olmalı?

Kısa olmalı. Müşteri telefona bakıyor, broşür okumuyor. Sık gördüğümüz hata, karşılama mesajına kampanya, slogan ve üç paragraf şirket tanıtımı sığdırmak. Bunun yerine şu dört şeyi kontrol edin:

• Kim olduğunuz: İşletmenin adı ilk satırda geçsin.
• Ne zaman döneceğiniz: "En kısa sürede" yerine somut bir saat.
• Müşterinin şimdi ne yapacağı: Sipariş numarası, randevu günü, ürün adı gibi tek bir bilgi isteyin.
• Tutabileceğiniz bir söz: "Hemen dönüyoruz" yazıp üç saat sessiz kalmak, hiç yazmamaktan kötü.

Karşılama mesajı örnekleri

Köşeli parantezli yerleri kendi bilgilerinizle değiştirin. Emoji isteğe bağlı; markanızın diline uyuyorsa bir tane yeter.

E-ticaret mağazası

"Merhaba, [Mağaza adı] WhatsApp hattına hoş geldiniz. Siparişinizle ilgiliyse sipariş numaranızı, ürünle ilgiliyse ürünün adını yazmanız yeterli. Hafta içi 09.00-18.00 arası yanıt veriyoruz."

Restoran veya kafe

"Merhaba, [Restoran adı] burası. Rezervasyon için kişi sayısını ve saati yazın, uygunluğu hemen kontrol edelim."

Güzellik salonu veya klinik

"Merhaba, yazdığınız için teşekkürler. Hangi hizmet için ve hangi gün randevu düşündüğünüzü yazarsanız uygun saatleri paylaşalım."

Hizmet firması (ajans, muhasebe, danışmanlık)

"Merhaba, [Firma adı]. Talebinizi bir iki cümleyle yazarsanız doğru kişiye yönlendiriyoruz. Mesai saatlerimiz hafta içi 09.00-18.00."

Menülü karşılama (bot kullanıyorsanız)

"Merhaba, size nasıl yardımcı olalım? 1) Sipariş durumu 2) İade ve değişim 3) Ürün sorusu 4) Temsilciyle görüşmek istiyorum"

Menü seçeneklerini dörtle sınırlı tutmanızı öneriyoruz. "Temsilciyle görüşmek" seçeneği mutlaka olsun; müşteriyi bir menüye hapsetmek en hızlı şikâyet sebebi.

Mesai dışı mesaj örnekleri

Mesai dışı mesajının tek görevi beklentiyi yönetmek. Müşteri ne zaman cevap alacağını bilirse beklemeye razı oluyor.

• Genel: "Merhaba, şu an mesai dışındayız. Mesajınızı aldık, yarın sabah 09.00'dan itibaren sırayla dönüyoruz."
• E-ticaret: "Mesai dışındayız ama sitemizden sipariş vermeye devam edebilirsiniz. Kargo ve iade sorularınızı yarın 09.00'dan itibaren yanıtlıyoruz. Sipariş numaranızı şimdiden yazarsanız işimiz hızlanır."
• Restoran: "Şu an kapalıyız, yarın 11.00'de açıyoruz. Rezervasyon talebinizi bırakın, açılışta onaylayalım."
• Klinik: "Mesai saatleri dışındayız. Randevu talebinizi yazabilirsiniz, ilk iş günü dönüş yapıyoruz. Acil bir sağlık durumunda lütfen 112'yi arayın."
• Bayram ve tatil: "Bayram nedeniyle [tarih] tarihine kadar kapalıyız. Bu sürede gelen siparişleri dönüşte sırayla kargoya veriyoruz. İyi bayramlar."
• Yapay zekâ botu varsa: "Ekibimiz şu an çevrimdışı ama sık sorulan sorularda ben yardımcı olabilirim. Çözemediğim konuyu sabah bir temsilcimize aktarıyorum."

Sipariş alındı mesajı örnekleri

Burada işler biraz değişiyor. Sipariş bildirimini müşteri size yazmadan, işletme olarak siz başlatıyorsunuz. API tarafında bu, Meta onaylı bir şablon mesaj gerektiriyor. Şablonlarda müşteri adı, sipariş numarası gibi değişken alanlar Meta'nın kullandığı biçimde {{1}}, {{2}} diye yazılır.

• Sipariş onayı: "Merhaba {{1}}, {{2}} numaralı siparişinizi aldık. Hazırlanınca kargo takip bilgisini buradan ileteceğiz."
• Kargoya verildi: "{{1}} numaralı siparişiniz kargoya verildi. Takip numaranız: {{2}}" (altına "Kargomu takip et" bağlantı butonu eklenebilir)
• Paket servis: "Siparişiniz mutfağa ulaştı {{1}}, tahmini teslim süresi {{2}} dakika. Afiyet olsun."

Randevu onayı ve hatırlatma örnekleri

Randevu mesajlarında tarih, saat ve hizmet adı net olmalı. Değiştirme ya da iptal yolunu da aynı mesajda gösterin.

• Randevu onayı: "Merhaba {{1}}, {{2}} tarihinde saat {{3}} için {{4}} randevunuz oluşturuldu. Değişiklik için bu mesaja yanıt verebilirsiniz."
• Bir gün önce hatırlatma: "Yarın saat {{1}}'de randevunuz var. Gelemeyecekseniz haber verin, saati başka birine açalım." ("Geliyorum" ve "Ertelemek istiyorum" hızlı yanıt butonlarıyla)
• Araç servisi: "{{1}} plakalı aracınız için {{2}} günü saat {{3}}'te servis randevunuz alındı. Adres ve yol tarifi için bu mesaja yanıt verebilirsiniz."

Hangi otomatik mesaj şablon olmak zorunda, hangisi ücretli?

Kural basit. Müşteri size yazdığında 24 saatlik bir müşteri hizmetleri penceresi açılıyor ve bu süre içinde serbest metinle yanıt verebiliyorsunuz. Karşılama ve mesai dışı mesajları müşterinin mesajına yanıt olduğu için bu pencereye düşüyor. Pencere dışında ya da konuşmayı siz başlatıyorsanız onaylı şablon şart. Ayrıntılar WhatsApp 24 saat kuralı yazımızda.

Ücret tarafında 1 Ekim 2026'da değişiklik oldu. Meta'nın resmi fiyatlandırma sayfasına göre pencere içindeki serbest yanıtlar (servis mesajları) artık her numara için ayda ilk 1.000 mesaja kadar ücretsiz, sonrası ücretli. Şablon mesajlar ise kategoriye göre (pazarlama, bilgilendirme, doğrulama) ücretlendiriliyor; pencere içinde gönderilen bilgilendirme şablonları da buna dahil.

Chatopya'da bu mesajlar nasıl çalışıyor?

Konuyla doğrudan ilgili kısmı özetleyelim. Bot Merkezi'nde mesai saatlerini ve temsilciye devir kuralını tanımlıyorsunuz; böylece mesai dışında farklı bir karşılama gidiyor. Yapay zekâ, sık soruları işletmenizin kendi bilgilerinden 7/24 yanıtlıyor, çözemediği soruyu sohbet geçmişiyle birlikte temsilciye bırakıyor. Bilgi tabanında karşılığı olmayan bir soruda cevap uydurmuyor.

Sipariş ve randevu bildirimlerinde şablonları panelden oluşturup Meta onayına gönderiyorsunuz, metinleri ekibimizle kurallara uygun hazırlıyoruz. Trendyol, Hepsiburada ve Shopify entegrasyonu olan paketlerde sipariş ve kargo bildirimleri otomatik tetikleniyor. Temsilcilerin sık yazdığı cevaplar için hazır yanıt şablonları da var. Ayrıntılar WhatsApp müşteri hizmetleri ve AI chatbot sayfamızda.

Sık yapılan hatalar

1. Her mesaja aynı uzun karşılamayı göndermek. Konuşmanın ortasında tekrar "Hoş geldiniz" demek robotik duruyor.
2. Mesai saatini yazıp bayramda güncellememek.
3. Botta çıkış yolu bırakmamak. Müşteri temsilciye ulaşamazsa başka kanaldan, daha kızgın döner.
4. Sipariş bildirimini pazarlama metniyle karıştırmak.

Sık sorulan sorular

#WhatsApp #otomatik mesaj #şablon mesaj #chatbot #mesai dışı