WhatsApp Otomasyonu ile Müşteriye Teklif Nasıl Gönderilir?

Otomobil bayisine WhatsApp'tan “Bu aracın fiyatı ne kadar?” diye yazan bir müşteri düşünün. Temsilci önce modeli soruyor, sonra paketi, sonra takas olup olmadığını. Cevaplar parça parça geliyor, akşam olunca da konuşma yarım kalıyor. WhatsApp otomasyonu bu soru-cevap trafiğini düzenli bir forma dönüştürüyor: Müşteri bilgilerini tek seferde giriyor, siz de teklifi eksiksiz bilgiyle hazırlıyorsunuz. Aşağıda bu yapıyı önce otomobil satışı üzerinden kuruyor, sonra başka sektörlere uyarlıyoruz.

WhatsApp otomasyonu ile teklif süreci nasıl işler?

Kısacası dört adımdan oluşuyor:

1. Müşteri yazar. Bir reklamdan, sitenizdeki sohbet penceresinden ya da doğrudan numaranızdan gelebilir.
2. Bot formu açar. Teklif için gereken soruları sırayla sorar ya da WhatsApp içinde açılan bir form ekranı gösterir.
3. Bilgiler temsilciye düşer. Form tamamlanınca konuşma, cevaplarla birlikte satış ekibinden birine atanır.
4. Teklif gider, takip başlar. Temsilci fiyatı, geçerlilik süresini ve sonraki adımı tek mesajda gönderir.

Burada iki farklı form tipi var. Aralarındaki farkı bilirseniz doğru olanı seçmek kolaylaşır.

Sohbet içi soru-cevap akışı

Bot her soruyu ayrı bir mesajla sorar, müşteri de yazarak ya da butona dokunarak cevap verir. Chatopya'nın sürükle-bırak akış tasarımcısıyla sipariş formu, randevu ve anket gibi akışları kod yazmadan kuruyorsunuz. Müşteri akışın dışında bir şey sorarsa yapay zekâ bu soruyu sizin bilgilerinizden yanıtlıyor, cevap veremediği durumda konuşmayı sohbet geçmişiyle birlikte temsilciye devrediyor. Ayrıntılar WhatsApp müşteri hizmetleri ve AI chatbot sayfamızda.

WhatsApp Flows ile form ekranı

Meta'nın WhatsApp Flows özelliği sohbetin içinde açılan, birkaç adımlı bir form sunuyor. Açılır listeler, seçim kutuları, tarih ve metin alanları var. Müşteri WhatsApp'tan çıkmadan formu doldurup gönderiyor. Chatopya'da WhatsApp Flows, Business ve Enterprise paketlerinde bulunuyor. Diğer paketlerde aynı işi sohbet içi akışla görüyorsunuz.

Otomobil satışında teklif formu nasıl kurulur?

Bayi ya da galeri için iyi bir teklif formu kısa olur. Her soru teklifi gerçekten değiştiren bir bilgiyi toplamalı. Gerisini zaten telefonda konuşacaksınız.

Formda hangi sorular olmalı?

• Marka ve model: Serbest metin yerine seçmeli liste kullanın.
• Sıfır mı ikinci el mi: İkinci el için model yılı aralığı da sorulabilir.
• Paket, yakıt ve vites tipi
• Takas durumu: Takas varsa aracın markasını, modelini, yılını ve kilometresini sorun.
• Ödeme şekli: Peşin, taşıt kredisi ya da başka bir seçenek
• Şehir: Teslimat ve en yakın şube için gerekli.
• Size ne zaman ulaşalım? Sabah, öğle ya da akşam

Seçmeli alanlar burada çok işe yarıyor. Müşteri model adını yanlış yazdığında temsilci tahmin yürütmek zorunda kalmıyor. Ayrıca formu yediden fazla soruya çıkarmayın, uzun formlar yarıda kalabiliyor.

Form gönderildikten sonra ne oluyor?

Cevaplar konuşmayla birlikte bir satış temsilcisine atanıyor. Temsilci, yandaki müşteri kartında bu kişinin daha önce Instagram'dan ya da web sitesindeki sohbet penceresinden yazıp yazmadığını görüyor. Aynı kişiyse kayıtlar tek kartta, tek zaman akışında toplanıyor. Temsilci teklifi hazırlayıp gönderiyor, gerekirse konuşmayı bir ekip arkadaşına devrediyor.

Takas değerlemesi gibi ekspertiz gerektiren durumlarda ilk mesajda kesin bir rakam vermek zor. Böyle durumlarda ön teklifle birlikte bir ekspertiz randevusu vermek iyi sonuç veriyor. Bot uygun gün ve saati aynı akışta sorabiliyor.

Başka sektörlerde aynı yapı nasıl çalışır?

Otomobil yalnızca bir örnek. Fiyatın müşteriden alınan bilgiye göre değiştiği her işte aynı mantık geçerli.

Ortak nokta şu: Form, temsilcinin ilk beş dakikada soracağı her şeyi önceden topluyor.

Teklifi bot mu göndermeli, temsilci mi?

Bu, fiyatınızın ne kadar sabit olduğuna bağlı.

• Fiyat bir listeden geliyorsa (standart paket, sabit hizmet bedeli): Yapay zekâ bu bilgileri sizin verdiğiniz içerikten 7/24 paylaşabilir. E-ticarette de durum benzer. Bot müşterinin ihtiyacını soruyor, katalogdan uygun ürünü öneriyor ve ödeme linkine yönlendiriyor.
• Fiyat duruma göre değişiyorsa (takas, keşif, kişiye özel indirim): Bilgileri bot topluyor, teklifi temsilci veriyor.
• Fiyat kendi sisteminizde hesaplanıyorsa (bayi yazılımı, ERP): Enterprise paketinde API erişimi ve özel entegrasyon seçenekleri var. Sizin için neyin mümkün olduğunu kurulum sırasında birlikte netleştiriyoruz.

Botun bir sınırı da güven veriyor: Bilgi tabanında karşılığı olmayan bir soruya cevap uydurmuyor, konuşmayı temsilciye bırakıyor. Yanlış fiyat söyleyen bir bot, geç cevap veren bir temsilciden daha pahalıya patlayabilir. Mesai dışında gelen formlar için devir kuralı tanımlarsanız sabah ilk iş bunlarla ilgilenebilirsiniz.

24 saat kuralı teklif sürecini nasıl etkiler?

WhatsApp Business API'de müşteri size yazdığında 24 saatlik bir müşteri hizmetleri penceresi açılıyor ve her yeni mesajında bu süre yenileniyor. Pencere açıkken teklifi serbest metin, PDF ya da görsel olarak gönderebilirsiniz.

Pencere kapandıysa iş değişiyor. Örneğin üç gün sonra “Teklifimiz hâlâ geçerli” diye yazmak istiyorsanız Meta onaylı bir şablon mesaj kullanmanız gerekiyor. Ayrıntıları WhatsApp 24 saat kuralı yazımızda anlattık.

Bir de şu avantaj var: Müşteri size WhatsApp'a yönlendiren bir reklamdan geldiyse Meta ücretsiz bir giriş noktası penceresi açıyor. Lansman ya da sezon kampanyası için reklam verip teklif formunu bu girişe bağlamak mantıklı bir kurgu.

İyi bir teklif mesajında neler olmalı?

• Talebin kısa özeti: Model, paket ve takas bilgisini en başta tekrarlayın. Yanlış anlaşılmaların önüne baştan geçersiniz.
• Fiyat ve fiyata dahil olanlar: Vergiler, teslimat ve ek masraflar fiyata dahil mi, açıkça yazın.
• Geçerlilik süresi: Teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu belirtin.
• Sonraki adım: “Test sürüşü için gün seçin” ya da bir ödeme bağlantısı gibi.
• Ek dosya: Gerekiyorsa PDF teklif ya da ürün görseli ekleyin.

Takip mesajlarında şablon değişkenleri işinizi kolaylaştırıyor. Müşterinin adı, ilgilendiği model ve teklif tarihi gibi alanlar otomatik doluyor. Şablona görsel, buton ve bağlantı da ekleyebiliyorsunuz.

Teklif verdiğiniz müşterileri nasıl takip edersiniz?

Teklifi gönderdiniz ama müşteriden ses yok. Peki şimdi ne olacak? Takip etmezseniz teklif büyük ihtimalle unutulup gidiyor.

• Segment: Teklif alıp dönüş yapmayan kişileri ilgi alanına ya da özel alanlara göre gruplayın, onaylı bir şablonla hatırlatma gönderin. Kişileri Excel ile de yükleyebilirsiniz.
• Zamanlama: Hatırlatmayı uygun bir saate planlayın. Zamanlanmış gönderim saat dilimine göre çalışıyor.
• Rapor: Hangi mesajın teslim edildiğini ve okunduğunu, hangisine yanıt geldiğini, hangi bağlantıya tıklandığını mesaj bazında görüyorsunuz.
• Ekip performansı: Analitik panoda yanıt süresini, çözüm oranını ve memnuniyeti takip ediyorsunuz. Temsilci bazında geçmiş de kayıtlı.

Hatırlatma pazarlama içeriği taşıyorsa müşterinin size WhatsApp'tan mesaj gönderme izni vermiş olması gerekiyor. Chatopya rıza kayıtlarını, çıkış (opt-out) taleplerini ve gönderim geçmişini tutuyor. Böylece “Bana artık yazmayın” diyen kişiyi gözden kaçırmıyorsunuz.

Sık sorulan sorular

#WhatsApp #otomasyon #teklif formu #WhatsApp Flows #otomotiv